Actuellement, les vidéoconférences remplacent nombre de rencontres et réunions en présentiel. Toutefois, il n’est pas du goût de tout le monde de renoncer aux discussions en tête à tête et de ne voir ses collègues qu’à travers un écran. Et pourtant, la vidéoconférence peut offrir de nombreux avantages lorsqu’on y a recours correctement. Elle offre par exemple plus de flexibilité en termes de temps et d’espace et permet aussi d’économiser des ressources.

Pour garantir le bon déroulement des réunions virtuelles, l’Etat du Valais a mis au point un guide pour le personnel qui fournit des conseils importants sur le travail mobile, et en particulier sur les vidéoconférences et les séances hybrides. Nous vous en avons résumé quelques-uns.

Préparation

Durée et rythme

Il est plus difficile de rester concentré pendant un long moment lors d’une conférence vidéo ou téléphonique. Il est donc recommandé de planifier des séances de 1h30 au maximum avec pas plus de 45 minutes consécutives. Faites une pause toutes les 45 minutes environ (cinq minutes suffisent). Cela permet aux participants de quitter un petit moment leur écran et d’être d’attaque pour se concentrer sur la partie suivante.
 

Taille du groupe

Il est recommandé de limiter le nombre de participants à dix au maximum ou de former des sous-groupes, si les outils utilisés le permettent.

Technologie fiable

En plus de la planification du contenu, il est essentiel que la technologie utilisée pour la réunion virtuelle soit moderne et fiable. Cela comprend une connexion internet ou Wi-Fi rapide et stable, une caméra, un micro et un écran. Testez votre matériel avant le début d’une séance.

La bonne lumière

Les images trop sombres ou trop lumineuses entravent nettement la concentration. La caméra ne devrait donc pas être orientée en direction de la fenêtre afin que l’image ne soit pas trop sombre. De même, il faut éviter que les participants soient éblouis ou perturbés par des surfaces réfléchissantes dans la pièce. Les lampes lumière du jour offrent une luminosité agréable.

Arrière-fond

Pour éviter les distractions, il ne faut si possible pas qu’il y ait dans le champ de vision de la caméra du mobilier inutile, du désordre sur le bureau, des plantes vertes, des œuvres d’art ou des objets en mouvement.

Vêtements

Lorsque vous êtes en vidéoconférence, évitez les habits à petits motifs. En effet, ils brouillent l’image sur l’écran, c’est-à-dire qu’ils engendrent des scintillements sur l’image qui déconcentrent les participants. Préférez plutôt des couleurs neutres.

Pendant la séance

Interactions / communication

• Eteignez le micro lorsque vous ne parlez pas.
• Intervenez via le chat ou en faisant un signe dont vous aurez convenu au sein du groupe.
• N’interrompez la personne qui parle que si vous avez quelque chose d’important et d’urgent à dire.
• Ne monopolisez pas la parole.
• Récapitulez souvent le contenu de la discussion.
• Gardez une trace des échanges, par exemple en partageant des notes ou des catures d'écran.

Après la séance

Retour

Demandez aux participants un retour sur la séance en ligne. Cela permet de créer une base qui peut contribuer à améliorer en permanence les vidéoconférences.

Procès-verbal de la séance

Envoyez le procès-verbal de la séance aux participants directement après la réunion. Garder une trace écrite de ce qui a été dit augmente la probabilité que les participants retiennent ce qui a été abordé et ce dont il a été convenu.