In der Anmeldung ist die einzutragende Stiftung unter Angabe von Name, Sitz (politische Gemeinde), Rechtsdomizil (Strasse, Hausnummer, Postleitzahl und Ortschaft) eindeutig zu identifizieren. Für die Einzelheiten kann auf die beigefügten und in der Anmeldung aufzuführenden Belege verwiesen werden. Die Anmeldung muss von zwei Mitgliedern des Stiftungsrates oder einem Mitglied des Stiftungsrates mit Einzelzeichnungsberechtigung unterzeichnet sein (Art. 17 Abs. 1 lit. c HRegV). Zusätzlich sind die Unterschriften aller übrigen Personen mit Zeichnungsberechtigung (zeichnungsberechtigte Stiftungsratsmitglieder, Prokuristinnen/Prokuristen usw.) anzubringen bzw. auf separaten Unterschriftenbögen einzureichen (Art. 21 Abs. 1 HRegV). Sämtliche Unterschriften sind amtlich beglaubigen zu lassen (Art. 18 Abs. 2 und 21 Abs. 1 und 3 HRegV).

Einzureichen ist die Stiftungsurkunde beziehungsweise die Verfügung von Todes wegen im Original oder als beglaubigte Kopie. Es kann auch nur ein beglaubigter Auszug aus der Verfügung von Todes wegen eingereicht werden (Art. 94 Abs. 1 lit. a HRegV).

Die Mitglieder des Stiftungsrates gehen in der Regel aus der öffentlichen Urkunde hervor. Das Protokoll betreffend Funktion und Zeichnungsberechtigung kann als durch die Vorsitzende bzw. den Vorsitzenden und die Protokollführerin bzw. den Protokollführer originalhandschriftlich unterzeichnetes Vollprotokoll, als von den erwähnten Personen unterzeichneter Protokollauszug oder als amtlich beglaubigte Kopie eingereicht werden (Art. 20 Abs. 1 HRegV) oder, sofern durch sämtliche Stiftungsratsmitglieder originalhandschriftlich unterzeichnet, als Zirkularbeschluss (so auch als Anmeldung; Art. 23 Abs. 2 und 3 HRegV).

Das Protokoll kann als durch die Vorsitzende bzw. den Vorsitzenden und die Protokollführerin bzw. den Protokollführer originalhandschriftlich unterzeichnetes Vollprotokoll, als von den erwähnten Personen unterzeichneter Protokollauszug oder als amtlich beglaubigte Kopie eingereicht werden (Art. 20 Abs. 1 HRegV) oder, sofern durch sämtliche Stiftungsratsmitglieder originalhandschriftlich unterzeichnet, als Zirkularbeschluss (so auch als Anmeldung; Art. 23 Abs. 2 und 3 HRegV).

a)         die Bilanzsumme der Stiftung in den zwei vergangenen Geschäftsjahren kleiner als CHF 200'000.-- war;

b)         die Stiftung nicht öffentlich zu Spenden oder sonstigen Zuwendungen aufruft;

c)         und die Revision nicht für eine zuverlässige Beurteilung der Vermögens- und Ertragslage der Stiftung notwendig ist (Art. 1 Verordnung über die Revisionsstelle von Stiftungen).

Die Verfügung der Aufsichtsbehörde über die Befreiung von der Revisionspflicht muss dem Handelsregisteramt eingereicht werden (Art. 94 Abs. 1 lit. c HRegV).

Eine Wahlannahmeerklärung ist einzureichen, falls die Annahme der Wahl nicht aus einem anderen Beleg hervorgeht (Art. 94 Abs. 1 lit. d und Abs. 2 HRegV).

Dem Handelsregisteramt ist mitzuteilen, ob die Stiftung an der einzutragenden Adresse über ein Rechtsdomizil verfügt (Art. 117 Abs. 2 i.V.m. Art. 2 lit. c HRegV). Darunter ist gemäss Art. 2 lit. c HRegV eine Adresse zu verstehen, unter der die Stiftung an ihrem Sitz erreicht werden kann, z.B. ein Lokal, über das die Stiftung aufgrund eines Rechtstitels (z.B. Eigentum, Miete, Untermiete etc.) tatsächlich verfügen kann, welches den Mittelpunkt ihrer administrativen Tätigkeit bildet und wo ihr Mitteilungen aller Art zugestellt werden können (vgl. BGE 100 Ib 455 E. 4). Sind diese Voraussetzungen nicht erfüllt, liegt eine c/o-Adresse vor. In diesem Falle ist zusätzlich die Domizilhalterin bzw. der Domizilhalter anzumelden und deren bzw. dessen schriftliche Erklärung, dass sie bzw. er der Stiftung an der angegebenen Adresse ein Rechtsdomizil gewähre, einzureichen (Art. 117 Abs. 3 HRegV).

Fremdsprachigen Belegen ist grundsätzlich eine beglaubigte Übersetzung beizufügen (Art. 20 Abs. 3 HRegV). Übersetzungen werden nur von dazu qualifizierten Übersetzerinnen bzw. Übersetzern (z.B. amtliche Übersetzer/innen, diplomierte Dolmetscher/innen) anerkannt (bezüglich der Einzelheiten vgl. das Merkblatt "Formelle Anforderungen an Handelsregisterbelege").